«Abbiamo in arrivo una delegazione, dodici persone, per tre giorni. Incontri a Chisinau, una giornata a Balti. Ci serve il trasporto.» Email così le ricevo anch'io, che sono una guida e non un centralino dei taxi. Le inoltro al mio team CarPoint, che poi si occupa di tutto. Ma visto che chiedono a me, vi spiego come funziona. Così la prima email arriva subito all'indirizzo giusto e contiene già tutto quello che serve.
In questo articolo non troverete prezzi. Per un singolo transfer il prezzo è nella pagina «Transfer» e lo vedete prima di prenotare. Per un servizio di più giorni l'importo si calcola sul vostro programma e viene confermato per iscritto prima che la visita cominci.
Per accogliere una persona all'aeroporto o avere un'auto per una giornata non serve scambiarsi email. Nella pagina dei transfer c'è un modulo: aeroporto, viaggio in un'altra città, auto con conducente a ore. Compilate, inviate, ricevete la conferma.
Con una delegazione non funziona così. I voli sono più di uno, gli ospiti sono tanti, ogni giornata ha i suoi orari e a metà visita qualcuno, immancabilmente, chiederà di spostare un incontro di un'ora. Per questi casi il team ha una procedura a parte, descritta nella sezione per aziende, ambasciate e delegazioni. Auto con autista per tutti i giorni della visita, secondo il vostro programma, senza guida. È così che il team lavora con fondazioni internazionali, ambasciate e aziende.
Quattro cose. Se ci sono tutte, in risposta arriva un importo e non un elenco di domande:
Il programma non deve essere elegante: basta un elenco scritto direttamente nell'email. Quello che manca si può aggiungere dopo, e se l'orario del volo di ritorno non si conosce ancora, si può comunque calcolare il costo dei primi due giorni. L'indirizzo è uno solo: transfer@carpoint.md. La corrispondenza è in inglese, russo e rumeno.
Le classi sono tre. L'auto porta fino a quattro ospiti e tre valigie grandi. Il minivan fino a sette ospiti e sette valigie. Per gruppi da otto persone in su c'è un minibus fino a 20 posti. Il team mette a disposizione tutti i veicoli che servono, ognuno con il suo autista.
Delle valigie non parlo tanto per parlare. Quattro persone in un'auto ci stanno. Con quattro valigie grandi, no. E di solito lo si scopre nella sala arrivi. Scrivete quanti bagagli avete e il team sceglie il veicolo di conseguenza.
Gli autisti che parlano inglese ci sono, su richiesta. Con una precisazione: l'autista non è una guida. Vi porta, vi aspetta, vi aiuta con i bagagli e vi dà indicazioni. La storia del Paese non ve la racconterà: è un altro servizio, ne parlo più avanti.
L'autista vi accoglie nella sala arrivi con un cartello e segue il volo. Un ritardo fino a un'ora non cambia nulla. Dopo l'atterraggio aspetta gratis 60 minuti: controllo passaporti, nastro bagagli, la ricerca dei colleghi che viaggiavano in un'altra cabina. Se il volo è molto in ritardo, ci si accorda a parte, ed è per questo che nel programma i numeri dei voli non possono mancare.
Se la delegazione arriva con tre voli a due ore di distanza l'uno dall'altro, servono tre servizi di accoglienza distinti. Il team assegna le auto ai voli, non all'elenco degli ospiti. Anche chi atterra di notte trova l'autista: dalle 22:00 alle 06:00 si applica un supplemento notturno.
A Chisinau l'auto con conducente si prenota a ore, da quattro a dodici al giorno. L'autista vi accompagna all'incontro, aspetta e vi porta a quello successivo. Carburante, attesa e parcheggi sono già compresi nel prezzo, con un limite di 300 km al giorno. È comodo quando la giornata è fitta e gli indirizzi sono tanti.
Il viaggio in un'altra città si calcola al chilometro, e il prezzo si fissa alla conferma. Da Chisinau a Balti sono circa 136 km, a Comrat circa 101, a Cahul circa 178, a Tiraspol circa 78. Nell'andata e ritorno è compresa un'ora di attesa sul posto. Se l'incontro dura di più, l'attesa in più si conteggia a mezz'ore, e la vedete nel calcolo in anticipo. Prelievo dalle 06:00 alle 22:00.
Capita anche la giornata con incontri in due o tre città e il rientro a Chisinau la sera. Quella si calcola a ore, non a chilometri. Non dovete scegliere voi: scrivete il percorso e il team lo calcola nel modo giusto.
Anche in Transnistria si va allo stesso modo. Il passaporto serve a tutti, anche a chi dice «tanto io resto in macchina».
Riprendiamo l'email dell'inizio. È un esempio di come si distribuiscono le auto, non un preventivo.
Tutto questo parte con una sola email e torna indietro con un solo importo per l'intero servizio.
Di solito è per questo che si scrive. Prezzi e importo totale vengono confermati per iscritto prima dell'inizio del servizio. La fattura è intestata all'organizzazione, si paga con bonifico bancario, senza IVA. Se alla vostra organizzazione serve un contratto, il team lo prepara.
Per tutto il servizio avete un unico referente. Con lui concordate anche le modifiche: un incontro spostato, un'auto in più per la sera, un ospite che arriva un giorno più tardi del previsto. Nessuno deve rispiegare il programma da capo. Per esperienza, questo vi risparmia più stress di qualsiasi sconto.
Meglio scrivere per tempo. Un singolo transfer si prenota almeno 12 ore prima, mentre un programma con più auto conviene mandarlo appena conoscete le date.
La marca dell'auto non viene garantita in anticipo. Classe e numero di posti ve li indicano con precisione, ma cosa arriverà esattamente davanti all'hotel dipende dalla giornata. Se per voi è importante che il capo delegazione viaggi separato dagli altri, scrivetelo: si risolve con una seconda auto, non con la marca.
L'autista che parla inglese c'è, ma è un'opzione a pagamento e va chiesta nella prima email, non il giorno dell'arrivo. Si va anche all'estero, a Iasi o a Odessa, ma questi viaggi si calcolano su richiesta. Il prelievo di notte per un viaggio in un'altra città si può concordare, ma di norma non è previsto.
Ancora una cosa, che chiedono in pochi, e a torto. I clienti privati pagano l'autista il giorno stesso. Con le organizzazioni funziona diversamente: fattura, bonifico, documenti. Non provate a mescolare le due cose: la vostra amministrazione non vi ringrazierà.
Ce n'è una in quasi ogni programma. Ed è qui che comincia la mia parte di lavoro. Cricova è a 10 km da Chisinau, Orheiul Vechi a circa 60. È questione di mezza giornata o di una giornata, e ripartire dalla Moldova senza aver visto né le cantine sotterranee né il monastero rupestre, secondo me, è un peccato.
Le possibilità sono due. L'autista porta gli ospiti in cantina e li aspetta, mentre il team prenota in anticipo visita, ristorante e degustazione, agli stessi prezzi della prenotazione diretta, senza ricarico. Oppure una visita guidata, con il racconto, la traduzione e le risposte alle domande. Io conduco le visite in inglese, tedesco, russo e rumeno. Per l'italiano c'è una guida del mio team, e nel team ci sono guide anche per spagnolo, turco, bulgaro e francese.
Gli itinerari sono nel catalogo dei tour. Per una giornata il tour più richiesto è Curchi, Orheiul Vechi e Cricova. E piace molto la Transnistria: in un giorno gli ospiti fanno in tempo a vedere la fortezza di Bendery e Tiraspol, e al confine penso io. Che differenza c'è tra un viaggio con l'autista e uno con la guida l'ho spiegato nell'articolo «Chi guida l'auto e chi fa da guida».
Un'ultima cosa. Sul cartello all'aeroporto ci sarà il nome che scriverete nel programma. Controllate bene come si scrive: in sala arrivi è troppo tardi per correggerlo.
Inviate date, numero di ospiti e programma giorno per giorno a transfer@carpoint.md: il team vi conferma per iscritto l'importo per tutto il servizio.
Un cartello col tuo nome nella sala arrivi, una giornata in Moldova con l'autista e una risposta sincera: quando ti basta un autista e quando serve una guida che racconta.
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